La DGII no le da permisos a una empresa. Se los da a personas. Un RNC no firma nada: firma una persona, con su certificado digital.

Por eso, antes de emitir tu primera factura electrónica, tienes que decirle a la DGII quién firma las facturas de tu negocio y quién puede hacer qué. Eso se llama delegar roles. «Rol» es la palabra que usa la DGII para lo que tú y yo llamaríamos un permiso.

Y solo se hace desde la Oficina Virtual. No hay forma de hacerlo por correo, ni desde tu sistema de facturación, ni llamando por teléfono.

Lo que vas a hacer
1 El representante legal acepta ser Administrador. — 5 minutos
2 El Administrador reparte los roles y firma un archivo. — 15 minutos
3 Cada persona entra y acepta su rol. — 2 minutos cada una
4 Revisas que todo quedó registrado. — 2 minutos

Con todo a mano, es cosa de media hora. Lo que más demora es que cada persona entre a aceptar.

Las palabras que vas a ver

Estas seis salen en toda la guía y en las pantallas de la DGII. Léelas una vez y sigue tranquilo:

  • e-CF — la factura electrónica. Es la misma factura de siempre, pero en archivo y validada por la DGII.
  • e-NCF — el número de esa factura. Empieza con E, por ejemplo E310000000001.
  • Certificado digital — un archivo con contraseña, a nombre de una persona. Funciona como su firma. Se compra; la DGII no lo regala.
  • Clave privada — la contraseña de ese certificado. Si se pierde no se recupera: hay que comprar otro.
  • Delegado — la persona a la que le das un rol.
  • XML — un archivo que la Oficina Virtual te da para que lo firmes. No hay que abrirlo ni entenderlo. Solo bajarlo, firmarlo y volverlo a subir.

Los cuatro roles: qué le estás dando a cada quien

Son cuatro y cada uno sirve para una cosa distinta. Da solo el que la persona necesita:

Este te lo da la DGII
Administrador de e-CF
Reparte los otros roles. Es el único que puede hacerlo.
Lo da el Administrador
Firmante
Firma las facturas del negocio. Sin esta persona no sale ni una factura.
Lo da el Administrador
Aprobador Comercial
Cuando un suplidor te factura, esta persona acepta o rechaza esa factura.
Lo da el Administrador
Solicitante Autorizado
Le pide a la DGII los números de factura (los e-NCF) que vas a usar.

El de Administrador no lo reparte nadie de tu empresa: te lo da la DGII cuando aprueba tu solicitud para facturar electrónicamente. Una vez que lo tienes, esa persona sí puede pasárselo a otra, además de repartir los otros tres.

Si no puedes marcar «Solicitante Autorizado», no es culpa tuya. La DGII lo tiene en su lista de roles, pero en la práctica lo ha mantenido deshabilitado. Sigue con los demás y pregúntale a la DGII cuando te toque pedir números de factura.

Antes de empezar, ten esto a mano

  • La aprobación de la DGII para facturar electrónicamente. Sin eso no hay rol de Administrador que aceptar.
  • El certificado digital, vigente y a nombre de la persona que va a firmar. Se compra en una empresa autorizada por el INDOTEL.
  • La clave privada del certificado. Guárdala como guardas la del banco: si se pierde, hay que comprar el certificado otra vez.
  • La App de Firma de la DGII, que bajas del portal de Facturación Electrónica. Es con lo que vas a firmar el archivo.
  • La cédula de cada persona a la que le vas a dar un rol, y que esa persona pueda entrar a la Oficina Virtual.

Paso 1 — Acepta el rol de Administrador

Lo hace: el representante legal

La DGII ya le mandó el rol. Falta que él lo acepte.

  1. Entra a la Oficina Virtual con tu RNC o cédula y tu clave.
  2. Abre el buzón y busca el mensaje que dice «Delegación de Rol de Facturación Electrónica».
  3. Entra a «Aprobación o Rechazo de Roles» y dale a Aceptar. Te lo va a pedir dos veces: acepta las dos.
  4. Cierra sesión y vuelve a entrar.

El último punto parece de relleno, pero no lo es. El menú de la Oficina Virtual se carga cuando entras. Si no sales y vuelves a entrar, no te va a aparecer la opción «Delegaciones de e-CF» aunque ya hayas aceptado el rol.

Paso 2 — Reparte los roles

Lo hace: quien ya tiene el rol de Administrador

Este es el paso más largo, porque en el medio hay que firmar un archivo.

  1. En el menú, entra a «Delegaciones de e-CF» y luego a «Delegación de Roles».
  2. Escribe la cédula o el RNC de la persona y búscala.
  3. Marca los roles que le vas a dar y dale a Aceptar.
  4. Marca la casilla de términos y condiciones y dale a Descargar. Se te baja un archivo .xml.
  5. Abre la App de Firma de la DGII y firma ese archivo con tu certificado digital y tu clave privada.
  6. Vuelve a la Oficina Virtual, entra a «Cargar XML Delegación», sube el archivo ya firmado y dale a Siguiente y después a Guardar.
  7. Espera el mensaje de que el proceso terminó bien.
Sube el mismo archivo que bajaste. No lo abras en Word ni en un editor de texto, no le cambies el nombre y no le toques nada. Si el archivo cambia aunque sea una letra, la firma deja de servir y la Oficina Virtual te lo rechaza sin decirte por qué.

Paso 3 — Cada persona acepta su rol

Lo hace: cada persona que recibió un rol

Que tú se lo asignes no basta. Mientras la persona no entre y lo acepte, el rol no funciona. Cada una, desde su propia Oficina Virtual:

  1. Entra a la Oficina Virtual con su cédula y su clave.
  2. Abre el mensaje de «Delegación de Rol» en su buzón.
  3. Dale a «Aprobación o Rechazo de Roles».
  4. Dale a Aceptar.

Ojo con esto: si a una misma persona le diste dos roles, tiene que aceptarlos uno por uno. Aquí es donde más gente se queda a medias — acepta el primero, ve el mensaje de que salió bien y cierra la sesión pensando que ya terminó.

Paso 4 — Revisa que todo quedó registrado

Lo hace: el representante legal o el Administrador
  1. Entra a la Oficina Virtual.
  2. Ve a «Delegaciones de e-CF» y luego a «Consulta de delegaciones».
  3. Revisa que estén todos los roles que repartiste.

Si falta alguno, hay dos razones posibles: la persona no lo ha aceptado todavía (paso 3), o el archivo firmado no llegó a guardarse (paso 2).

Haz esta revisión el mismo día, no cuando vayas a facturar. Un rol sin aceptar no da error hasta que intentas usarlo, y para ese momento ya tienes un cliente esperando en la caja.

El error que más gente comete

Hay un detalle que decide si tu sistema puede facturar o no: la persona a nombre de quien está el certificado digital tiene que ser la misma que aparece como Firmante en la Oficina Virtual.

Escrito así suena obvio, pero pasa todo el tiempo. El certificado se compra a nombre del contador y el rol de Firmante se le da al dueño. O al revés. El resultado es siempre el mismo: la DGII rechaza todas tus facturas por firma no autorizada. Y el mensaje de error no te dice cuál de las dos cosas está mal.

Compara dos datos antes de cargar el certificado en tu sistema. El nombre y la cédula de la persona a nombre de quien está el certificado, y el nombre y la cédula del Firmante que te sale en «Consulta de delegaciones». Tienen que ser iguales. Si no lo son, no cargues nada todavía: arregla primero el rol.

Si algo sale mal

Los seis tranques más comunes y qué hacer con cada uno:

«No me aparece “Delegaciones de e-CF” en el menú»
No aceptaste el rol de Administrador, o lo aceptaste pero no has salido y vuelto a entrar. Repite el paso 1.
«La Oficina Virtual me rechaza el archivo firmado»
El archivo cambió después de firmarlo. Baja el XML otra vez desde cero, fírmalo y súbelo sin abrirlo en ningún programa.
«Asigné el rol pero no sale en Consulta de delegaciones»
La persona todavía no lo ha aceptado. Que entre a su Oficina Virtual y haga el paso 3.
«La DGII me rechaza todas las facturas por la firma»
Casi seguro el certificado y el Firmante no son la misma persona. Míralo en la sección de arriba.
«No puedo marcar Solicitante Autorizado»
La DGII lo tiene deshabilitado. Sigue con los demás roles.
«Perdí la clave privada del certificado»
No se recupera. Hay que comprar un certificado nuevo y volver a hacer el paso 2 si cambia la persona que firma.

¿Y qué te toca hacer en Nexo?

Poco. Cargas tu certificado digital una sola vez, en la configuración de tu negocio. De ahí en adelante Aura —la parte de Nexo que habla con la DGII— firma cada factura con él, le pone el número y la envía. No tienes que volver a entrar a la Oficina Virtual para facturar.

El certificado es tuyo y se guarda protegido. Nosotros no podemos firmar con un certificado nuestro: la DGII exige que la firma sea la del negocio que factura.

Los roles sí te tocan a ti. Es un trámite entre tu empresa y la DGII, y ningún proveedor de software puede aceptarlos por ti. Lo que sí hacemos es acompañarte: cuando montamos tu cuenta revisamos contigo el trámite, verificamos que el Firmante y el dueño del certificado sean la misma persona, y emitimos juntos las primeras facturas.

¿Te trancaste en algún paso? Escríbenos y lo vemos contigo, seas cliente o no. Es un trámite que se hace una sola vez y conviene hacerlo bien.

Si todavía no tienes claro qué factura emitir en cada caso, sigue por los 10 tipos de e-CF de la DGII, del E31 al E47.

Los nombres de menús, roles y pasos son los que usa la DGII a septiembre de 2026, según su documentación y su centro de ayuda. La Oficina Virtual cambia de vez en cuando. Esta guía es informativa y no sustituye lo que diga la DGII.