El cuadre que cambiaba solo
Hay un dolor que repiten los dueños de minimarkets, colmados y ferreterías: «me faltan 900 a una cajera y, menos de una hora después, me sobran 500 en el turno del otro». Cuando uno mira el cuadre del día siguiente, los números no explican nada, y lo que nadie quiere es sospechar de quien no tiene la culpa.
Cuando el cuadre no se guarda como un resultado, sino que se vuelve a calcular cada vez que abres el reporte con los datos de ese momento, cambia solo. Revisando cierres de negocios reales vimos un turno que se cerró con un sobrante de RD$ 291.98 y que semanas después el mismo reporte mostraba RD$ 610.98. Nadie había tocado el conteo. Lo que cambió fue una anulación hecha unos 50 minutos después de cerrar.
Y hay un segundo caso: una venta que entra más de una hora después del cierre, desde una caja que siguió con la pantalla abierta, termina contada en un turno que ya estaba firmado.
Un cuadre que cambia después de firmado no sirve para hablar con nadie. Por eso en Nexo el cierre sigue una regla simple: el cierre es un documento, no una consulta.
Primero se sella la caja
Cuando tu cajero toca Cerrar turno, el turno queda sellado a esa hora. Se ve en pantalla: «Turno sellado a las 9:42 PM». A partir de ahí no entran ventas, ni movimientos de efectivo, ni abonos a ese turno. El total esperado no se mueve mientras la persona cuenta.
Si el cajero abrió el cuadre por error, cancela y la caja vuelve a vender en el acto. Si salió sin terminar (se fue la luz, cerró la pestaña), el turno queda sellado y Nexo le avisa que tiene un cierre pendiente para retomarlo o cancelarlo. Nada se queda a medias sin que se sepa.
Se cuenta a ciegas
De fábrica, el cajero cuenta billete por billete y moneda por moneda sin ver cuánto debería haber. El número esperado aparece después de confirmar. Así el conteo mide lo que hay en la gaveta y no confirma un total que ya tenía delante.
También puede escribir una nota del conteo (un vuelto mal dado, una propina entregada) antes de saber el resultado, así que la nota no se escribe para tapar un número. Si prefieres que el cajero vea el esperado mientras cuenta, puedes apagar el cierre a ciegas en la configuración; en ese caso, una diferencia fuera de tolerancia pide justificación antes de cerrar.
RD$ 1 de tolerancia, y un solo recuento
El esperado casi nunca es un peso exacto: el ITBIS va incluido en el precio y la balanza da centavos. Pero en la gaveta no hay monedas de menos de un peso. Por eso, de fábrica, una diferencia de hasta RD$ 1.00 se registra como redondeo y no como descuadre. Es un ajuste del negocio: puedes subirlo, o ponerlo en cero para exigir cuadre al centavo.
Cuando la diferencia es grande (de fábrica, más de RD$ 100), Nexo le dice al cajero «hay una diferencia importante», sin decirle de cuánto ni hacia dónde, y le ofrece contar otra vez. Solo una vez. El segundo intento cierra, cuadre o no, y el cierre queda marcado para que tú lo revises. Así no hay manera de ir tanteando hasta que el número dé.
Después del cierre, el acta no se toca
Al confirmar, Nexo emite el acta del turno: lo esperado, lo contado, la diferencia, las ventas por método de pago, los billetes y monedas, la caja y el cajero. Desde ese momento el reporte, el ticket y el PDF leen del acta y no recalculan. Lo que veas dentro de un año es lo que la cajera vio el día que cerró.
¿Y si después alguien anula una venta de ese turno, cobra una venta tardía o registra un movimiento de efectivo? Eso no se esconde ni se mezcla: aparece abajo, en una sección que se llama «Movimientos posteriores al cierre», con la hora y el monto de cada uno y la aclaración de que no modifican el cuadre sellado. Tú ves qué pasó y cuándo, y el cuadre firmado sigue siendo el que se firmó.
Un turno por cajero, en la caja donde se abrió
Una persona no puede estar en dos cajas a la vez, así que cada cajero tiene un solo turno abierto y ese turno pertenece a la caja donde lo abrió. Si intenta facturar en otra caja con el turno abierto allá, Nexo se lo dice («Tu turno está abierto en otra caja») y le deja cerrarlo desde donde está. Eso evita el cuadre con dos gavetas mezcladas.
Si se cierra desde una caja distinta, Nexo pide un motivo (la PC se dañó, se fue la luz, un relevo) y ese motivo queda escrito en el acta, junto a la marca «Cerrado desde otra caja». Cuando abras el reporte, sabrás que ese conteo no se hizo frente a la gaveta original.
Para qué te sirve, de dueño a dueño
- Confías en el número. El cuadre de ayer es el de ayer, no el de ayer más lo que haya pasado después.
- Hablas con tu cajera con hechos. Si hay una diferencia, el acta dice a qué hora se selló, qué contó, en qué caja y qué nota dejó. Y si hay una anulación posterior, está aparte y con su hora: no es un faltante suyo ni un misterio.
- Distingues el descuadre del redondeo. Un peso es redondeo; un cierre marcado para revisión es otra conversación.
- No dependes de la memoria de nadie. Quién cerró, desde dónde y por qué queda escrito.
Lo que el acta no hace
El acta no encuentra sola la causa de una diferencia ni la corrige. Te da un punto fijo para buscarla. Lo más común sigue siendo lo de siempre: un fondo de caja mal tecleado al abrir, un retiro de la gaveta sin registrar como salida, o un cobro con tarjeta marcado como efectivo. Eso está en el artículo de soporte.
Dónde ver cada cosa
Esta nota explica el porqué. Los pasos, pantalla por pantalla, están en la guía Cómo cuadrar la caja: corte y cierre del turno: el corte, el conteo a ciegas, la tolerancia, el recuento, el acta y qué hacer si el turno quedó abierto en otra caja. Los ajustes están en Configuraciones, en la sección de caja y turnos; las actas, en Reportes, en Turnos / Cierres.
Si además quieres repasar los errores que más descuadran, lee 5 errores comunes al cuadrar caja.