Hay dueños de colmado, de minimarket y de ferretería que tienen mucho dinero en la calle y no saben ni cuánto. Lo tienen en una libreta, en una hoja de Excel o en la memoria de la cajera que lleva años trabajando ahí. Uno de los negocios con los que hemos hablado, una ferretería de pueblo, tiene fiao de cuatro a seis años escrito a mano.
Ese dinero no se pierde de un día para otro. Se pierde poco a poco: una compra que nadie anotó, un abono que se guardó en el bolsillo en vez de en la caja, un cliente que ya debía mucho y siguió llevándose mercancía porque nadie miró el total. Y llega el día de cobrar y te da pena, o pereza, o no tienes cómo demostrar la cifra.
La solución no es dejar de fiar. Es que cada fiao quede a nombre de un cliente, con una fecha y un límite, y que cada pago le baje la deuda con un recibo. Esto es lo que hace Nexo para eso, y qué te toca a ti.
1. Cada cliente con su límite
El fiao empieza en la ficha del cliente. Ahí activas el crédito y le pones un límite de crédito (es obligatorio cuando el crédito está activo). Además puedes decidir:
- Días de crédito: cuántos días tiene para pagar después de la factura. Puedes poner desde 0 hasta 365.
- Vencimiento: si esos días se cuentan desde la fecha de la factura o desde fin de mes. Si el cliente paga a quincena o a fin de mes, la segunda opción te cuadra mejor.
Un cliente sin crédito activado no puede fiar. Eso evita el fiao «de pasada»: la cajera no puede decir que sí por compromiso, porque el sistema no se lo permite.
2. Fiar en la caja, sin libreta
Al cobrar, eliges el cliente y, en la ventana de método de pago, Fiao. Nexo te muestra el crédito que le queda a ese cliente y no te deja pasar de ahí. Si el cliente tiene RD$ 2,000 de cupo y la compra es de RD$ 3,000, no se queda trancado: dejas RD$ 2,000 a Fiao y el resto lo cobras en efectivo, con tarjeta o con otro método. Eso es el pago mixto.
Lo mismo si el cliente quiere dar un adelanto en el momento: RD$ 500 en efectivo y el resto a Fiao. La venta queda registrada como mixta, con el desglose.
Los pasos exactos, con capturas, están en Cómo cobrar una venta, en la sección de Venta a crédito (Fiao).
3. Cuánto te debe cada cliente y desde cuándo
En el Panel, Cuentas por cobrar te muestra la lista por cliente, no factura por factura. Arriba ves cuatro cifras: lo que tienes por cobrar en total, lo que está al día, lo que está atrasado y cuántos clientes tienen deuda.
En la lista, cada cliente trae su total adeudado, cuánto está atrasado, cuántas facturas tiene abiertas y los días de la más vencida. Puedes filtrar por Todos, Atrasados, Próximos (a vencer) y Al día, y ordenar por quién está más atrasado, quién debe más o a quién le falta más tiempo sin pagar.
Con la vista avanzada aparece la antigüedad: cuánto tiene cada cliente al día y cuánto lleva vencido de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y de más de 90. Esos rangos vienen así por defecto y los puedes cambiar en Configuración. Así ves enseguida cuál deuda es de esta semana y cuál es de hace meses.
Si abres a un cliente, su ficha te dice «Te debe en total», cuánto de eso está atrasado y cuánto crédito le queda, con las facturas pendientes y una libreta con todos sus movimientos, que puedes imprimir o exportar a Excel.
4. Cobrar un abono y dar recibo
Cuando el cliente viene a pagar, entras a Recibir pago (o le das a Cobrar en su fila). Escribes el monto y el método. Hay dos atajos: Saldar todo y Solo lo vencido.
Nexo reparte el pago entre sus facturas empezando por la más vieja, o lo reparte como tú decidas si prefieres la opción manual. Al terminar te sale el resultado, con el saldo que le queda al cliente y dos botones: Imprimir ticket y Recibo A4. Si el pago salda la cuenta, el mensaje te lo dice: «¡Cuenta saldada!».
Ese recibo es lo que corta el «yo te pagué». El cliente se lleva la prueba y la deuda baja en el sistema en el mismo momento, no cuando alguien se acuerde de tachar la libreta.
5. El abono en efectivo entra al cuadre
Este es el punto donde más cuadres se rompen. Si cobras un abono en efectivo y esa plata no queda registrada en el turno, a la hora de cerrar la caja te sobra dinero que nadie sabe de dónde salió.
En Nexo, el abono que cobras en efectivo con el turno abierto en esa caja suma al efectivo que se espera encontrar en la gaveta. Antes de registrarlo te avisa: «Este efectivo entrará al cuadre de tu turno abierto». Los abonos por transferencia o tarjeta no suman al efectivo esperado, porque no entraron a la gaveta.
Dos cuidados: si registras el pago con una fecha que no es la de hoy, no entra al cuadre de hoy, porque entiendes que ese dinero no pasó por la gaveta ahora. Y si no tienes un turno abierto, el abono queda registrado en la cuenta del cliente pero no en ningún cuadre. Cómo se arma el efectivo esperado está en Cómo cuadrar la caja.
6. El estado de cuenta, cuando el cliente lo pide
Desde la ficha del cliente, en Más, puedes descargar el estado de cuenta en PDF o enviarlo por correo. Para el envío, el cliente tiene que tener un correo registrado; si no lo tiene, Nexo te lo avisa y no envía nada.
Si prefieres hablarle, al lado del teléfono de la ficha hay un botón que abre el chat de WhatsApp con ese cliente. Lo abre y tú escribes. Y puedes usar Anotar gestión para dejar escrito que lo llamaste, qué te dijo y cuándo quedaste en volver a contactarlo.
Una rutina de diez minutos por semana
Con esto en su lugar, cobrar fiao deja de ser un problema de memoria. Una vez por semana:
- Entra a Cuentas por cobrar y filtra por Atrasados.
- Ordena por Más atrasado primero y empieza por arriba.
- Abre la ficha, manda el estado de cuenta o escríbele por WhatsApp.
- Anota la gestión. Cuando pague, registra el abono y entrega el recibo.
Cuando alguien te dice «eso no es lo que yo debo», tienes cada compra con su fecha y cada pago con su recibo. Eso cambia la conversación.