Cada persona que opera tu negocio debe tener su propio usuario. Compartir credenciales entre cajeros es la forma más rápida de perder trazabilidad — si pasa algo, no sabes quién lo hizo.

Roles predefinidos

Nexo viene con tres roles base que cubren la mayoría de los casos:

Cajero

Puede vender, recibir pagos, hacer cierre de su turno. No puede: editar productos, ver reportes financieros, hacer devoluciones sin autorización, modificar precios.

Supervisor

Todo lo del cajero, más: autorizar devoluciones y descuentos por encima del límite, ver reportes operativos del día, gestionar inventario, hacer cierres de día. No puede: ver reportes financieros consolidados, eliminar registros, editar configuración de la cuenta.

Administrador

Acceso completo: todos los reportes, configuración general, gestión de usuarios y cambios de plan. Solo el dueño debería tener este rol.

Crear un usuario

  1. Ve a Usuarios → Nuevo

    Disponible solo para administradores.

  2. Completa los datos

    Nombre, correo (único, será su login) y número de teléfono opcional. La contraseña inicial la establece el usuario al recibir el correo de invitación.

  3. Asigna el rol

    Selecciona uno de los roles predefinidos o uno personalizado. El rol define qué puede hacer dentro del sistema.

  4. Envía la invitación

    El usuario recibe un correo con un enlace para establecer su contraseña. El enlace expira en 48 horas.

Roles personalizados

Si los roles predefinidos no se ajustan a tu operación (caso típico: un "Encargado de compras" que pueda gestionar inventario pero no ver utilidad), puedes definir roles personalizados.

  1. Crea un nuevo rol

    Asígnale un nombre descriptivo: "Encargado de compras", "Mesero", "Cocina", etc.

  2. Selecciona los permisos

    El sistema ofrece permisos granulares por módulo (ventas, inventario, reportes, configuración) y por acción (crear, leer, actualizar, eliminar). Activa solo los que el rol necesita.

  3. Guarda el rol

    Queda disponible para asignar al crear o editar usuarios.

Empieza siempre con uno de los roles predefinidos. Si encuentras que necesitas ajustes mínimos, duplica ese rol y crea uno personalizado. Crear roles desde cero suele resultar en olvidos de permisos importantes.

Desactivar un usuario

Cuando un empleado deja la empresa, no elimines su usuario — desactívalo. La diferencia es importante:

  • Desactivar: el usuario no puede entrar más al sistema, pero su historial de ventas y operaciones queda intacto en los reportes.
  • Eliminar: sus operaciones quedan huérfanas y los reportes muestran "Usuario eliminado". Pierdes trazabilidad.

Para desactivar: ve al usuario y click en "Desactivar". Para reactivarlo después: el mismo botón cambia a "Reactivar".

¿Cuántos usuarios necesito?

La regla simple: uno por persona física, no uno por puesto. Si tienes tres cajeros que rotan turnos, necesitas tres usuarios. Si tu plan limita usuarios, calcula con base en personas que realmente usarán Nexo simultáneamente, no totales.

Plan Starter: 1 usuario. Plan Basic: hasta 20. Plan Premium: ilimitados.